小組建模討論腳本集/會議進程繪製

會議進程繪製

這個腳本用於計劃和達成對於一個團隊整體模型構建過程的共識，明確會議的數量，選擇有與會人員以及人數。這個腳本適用於在團隊建模之初與團隊成員的討論，並且確立會議的輸入和輸出。

狀態

最佳實踐

小組任務的特點:

離線

時長

準備時長：10分鐘
會議時間：45分鐘
後續時間：10分鐘

準備材料

繪畫軟件（比如，Visio, PowerPoint, iDraw）
空白圖紙或者是描繪出項目基礎階段的草稿圖
數據投影機

輸入:

無

輸出:

團隊建模階段進程圖
建模團隊的描述以及每一個會議的參與者

角色

主持人需要熟悉團隊建模過程，需要介紹腳本，分享會議議程樣本，在團隊建模中充當不同的角色。
記錄員需要在會議中追蹤會議參與者以及主持人的分類，在會議結束之時與會議參與者確認這個列表。
記錄員需要記錄策劃會議的進展筆記

步驟

主持人需要介紹空白的進程圖。
主持人介紹挑選利益相關者的標準。
- 明確利益相關者群體以可能的利益相關者的標準是基於「誰應該在會議現場開發這個模型」。為了選擇參與者，需要考慮會議參與者需要怎樣的對話，或者模型對於誰最有幫助。比如，經驗不同的人對於某一問題會有不同的看法，那麼聽取不同的意見是否重要呢？再比如，該模型是由消費者或者是相關利益群體開發的這一點是否重要？
將核心建模團隊作為第一利益相關者介紹給大家，然後介紹建模的不同階段。
接下來，明確一組相關利益者，然後明確一些會議安排。隨着對於會議安排的討論，明確哪些人要作為主持人和參與者參與這些會議。
在討論中，繼續增加或者修訂會議，並且不斷確認會議進程的繪製。
- 相同議程的每一個會議都應該使用相同的數字前綴，然後用字母後綴來加以區分（比如，6A，6B 等等指的是相同議程下的不同會議；而7，8，9等指的是有不同議程的不同會議）。
明確每一個會議的輸入以及輸出。
臨近會議結束時，負責記錄有關主持人和參與者描述的記錄員開始和團隊成員回顧計劃的每一個會議。隨着記錄人列出每一個會議所需的參與者以及主持團隊，有團隊建模經驗的主持人可以舉手示意自己想要去主持哪一個會議。

評價標準:

核心建模團隊就團隊建模的計劃達成基本一致。
核心建模團隊對於之後開展多少會議，會議時間，以及參與人員有了清晰的概念。
核心建模團隊對於誰將要主持哪些團隊建模會議，以及誰需要參與到培訓中有了基本的了解。
核心建模團隊有了足夠的信息來完成 IRB申請。

作者

Peter Hovmand 與 Timothy Hower, 2010年

歷史

這個方法是基於David Straus 2002年的方法來設計協作以及團隊過程。因為現在有一種傾向是低估設計相對短的團隊建模工作坊所需要的策劃時間，所以開始使用會議流程圖和讓過程透明化。

修訂

無

參考文獻

David Straus (2002). How to make collaborations work: Powerful ways to build consensus, solve problems, and make decisions. San Francisco, CA: Berrtt-Koehler Publishers, Inc.

筆記

在明確相關利益群體的時候，一個普遍出現的問題是團隊開始寫出一長串的人員名單，或者是集中於討論招募策略。然而這樣做是適得其反的，因為對於項目到底需要參與者做出什麼樣的貢獻項目團隊還沒有清晰的認識。